blogtsk
Nếu bạn thường xuyên thấy mình phải đẩy lùi thời hạn hoặc làm việc nhiều đêm để hoàn thành công việc, thì đây là những điều cần làm.
Khi bạn đang thực hiện một dự án lớn, bạn rất dễ bị tụt lại. Với những dự định tốt nhất, bạn đặt ra thời hạn hoàn thành công việc của mình, chỉ để thấy rằng bạn không thể giữ đúng tiến độ. Hoặc là bạn sẽ phải lùi ngày hoàn thành hoặc hoàn thành nó trong cơn điên cuồng của những đêm khuya đầy caffeine.
Có ba lý do chính khiến bạn gặp khó khăn khi hoàn thành các dự án này đúng thời hạn — và mỗi lý do đều có một số giải pháp cụ thể.
Ai biết báo cáo này có thể phức tạp như vậy?
Một trong những nguyên nhân lớn nhất của sự chậm trễ trong các dự án là bạn bắt đầu một dự án bằng cách chủ yếu nghĩ về bức tranh lớn. Khi viết báo cáo, bạn tập trung vào tài liệu phải viết. Khi chuẩn bị một bài thuyết trình cho khách hàng, bạn có thể nghĩ đến bản trình chiếu.
Những gì bạn thường bỏ lỡ là số lượng công việc bổ sung vào mỗi bước của quy trình đó. Viết báo cáo có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, đưa nó vào bảng tính và thực hiện phân tích — tất cả chỉ để viết một đoạn văn. Bạn cũng có thể cần đảm bảo rằng báo cáo được định dạng và bạn có được bất kỳ hình ảnh nào bạn cần cho nó. Các bước bổ sung này chỉ trở nên rõ ràng khi bạn bắt đầu đào sâu vào chi tiết của dự án.
Khi bạn phát triển dòng thời gian của mình cho một dự án, điều quan trọng là phải biến tuyên bố chung về những gì bạn đang cố gắng hoàn thành thành một danh sách chi tiết về các nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành trước khi hoàn thành. Sau khi có danh sách đó, bạn có thể thực hiện tốt hơn việc ước tính lượng thời gian cần thiết cho mỗi bước để dòng thời gian tổng thể của bạn sẽ phản ánh ước tính hợp lý về những gì cần thiết cho sản phẩm cuối cùng.
Ngay cả khi đã có lịch trình đó, bạn vẫn nên dành thêm một chút thời gian để tính đến những thứ bạn có thể đã bỏ lỡ.
Cuộc hành trình của một ngàn dặm
Vấn đề thứ hai là có thể khó khăn khi bắt đầu một dự án quan trọng. Nhiều người tôi biết muốn viết sách. Khó khăn mà họ gặp phải: một cuốn sách là một tài liệu lớn. Không chỉ vậy, trước khi bạn bắt đầu viết, cuốn sách đó có khả năng vô hạn. Toàn bộ dự án dường như không thể thực hiện được vì phạm vi và vì nó sẽ luôn không đáp ứng được mong đợi của bạn theo một cách nào đó.
Để vượt qua những trở ngại này, trước tiên bạn không phải tập trung vào tầm quan trọng của những gì bạn đang cố gắng hoàn thành, mà chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên trước mắt. Làm cho nhiệm vụ đó có thể quản lý được. Đừng ngồi viết sách. Ngồi viết một đoạn văn (hoặc một câu). Thông thường, khi tôi đang ở phần đầu của một dự án sách mới, tôi bắt đầu bằng cách viết một vài bài báo ngắn về chủ đề mà cuốn sách sẽ nói đến. Mỗi bài báo đó có thể là điểm khởi đầu cho một phần của dự án sách đó.
Điều quan trọng là phải chấp nhận rằng bạn có thể sẽ không làm một công việc lý tưởng cho bất kỳ công việc nào bạn làm. Điều quan trọng là phải phấn đấu để đạt được sự xuất sắc. Tuy nhiên, cũng cần ghi nhớ câu ngạn ngữ cổ, “Sự hoàn hảo là kẻ thù của điều tốt”. Cuối cùng, dự án tốt nhất là một dự án đã hoàn thành – ngay cả khi nó có một số sai sót.
Nhưng, vẫn còn nhiều thời gian
Ngay cả khi bạn làm mọi thứ được đề xuất cho đến nay, bạn vẫn có thể gặp khó khăn khi tham gia vào một dự án lớn. Thời hạn cuối cùng có thể còn lâu mới đến, và do đó, làm việc trên dự án có thể không có mức độ khẩn cấp cần thiết để dự án được ưu tiên hơn những việc khác mà bạn có thể làm.
Nếu bạn là kiểu người cần sự thúc đẩy, thì bạn cần phải tìm cách để có năng lượng để làm việc cho những phần đầu của dự án, ngay cả khi bạn biết rằng còn rất nhiều thời gian cho đến khi sản phẩm cuối cùng được hoàn thành.
Một điều bạn nên làm là đặt ra thời hạn cụ thể cho các thành phần của dự án và tập trung vào những thời hạn tạm thời đó hơn là thời hạn cuối cùng. Bằng cách đó, bạn đang tập trung vào thời hạn trong thời hạn gần hơn là tập trung vào điều gì đó xa vời. Chiến lược đó phù hợp với nhiều người, mặc dù một số người sẽ cảm thấy như thể họ đang chơi một trò lừa bịp và sẽ không bị thúc đẩy bởi những gì họ coi là thời hạn “giả”.
Trong trường hợp đó, bạn cần một đồng nghiệp để giúp bạn có trách nhiệm. Một cách để làm điều đó chỉ là báo cáo tiến độ của bạn cho đồng nghiệp và yêu cầu họ xem xét tiến độ của bạn. Nếu điều đó không đủ để khiến bạn tham gia, hãy cân nhắc sử dụng hợp đồng cam kết . Ý tưởng đằng sau một hợp đồng cam kết là bạn tham gia vào một hợp đồng ràng buộc thực tế với ai đó rằng bạn sẽ hoàn thành những gì bạn nói rằng bạn sẽ hoàn thành hoặc nếu không bạn sẽ trả cho họ một số tiền. Hợp đồng thậm chí còn hiệu quả hơn nếu bạn yêu cầu người đó quyên góp số tiền mà họ có được cho một mục đích mà bạn ghét.
Mục đích cuối cùng là tạo ra tiến độ chậm và ổn định cho các dự án quan trọng, thay vì cảm thấy như bạn phải làm một công việc gấp rút vào cuối trò chơi.
Sáng tạo có phương pháp sẽ giúp chúng ta vượt qua các lối mòn tư duy. Liệu có nơi nào giảng dạy bạn cách sáng tạo? Khoá học ngắn hạn “PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI” được giảng dạy uy tín, chất lượng tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên sẽ lời đáp hữu ích cho bạn. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để thực hiện đăng ký.
Nguồn: FastCompany
