blogtsk
Chuyên gia quản lý thời gian này đưa ra các mẹo chắc chắn để vượt lên trên công việc, thúc đẩy năng suất và lấy lại sự tỉnh táo của bạn.
Trong những ngày làm luật sư, tôi có một danh sách việc cần làm cho từng trường hợp đang hoạt động, mà tôi đã mang theo từ cuộc họp này đến cuộc họp khác như những chiếc phao cứu hộ. Sự thật mà nói, tôi thích danh sách việc cần làm của mình. Nhưng với việc làm việc hơn 12 giờ mỗi ngày và cảm thấy như mình chưa bao giờ hoàn thành khá đủ trong ngày, tôi thực sự nghĩ rằng mình quản lý thời gian rất tệ.
Hồi đó, thậm chí có những ngày tôi hoàn thành một bản tóm tắt khổng lồ, tôi sẽ lướt qua bản tóm tắt một trong nhiều danh sách việc cần làm của mình, chỉ để xem 48 việc khác mà tôi chưa hoàn thành. Niềm tự hào của tôi về việc hoàn thành dự án lớn của mình đã giảm đi, mặc dù không có cách nào tôi có thể hoàn thành toàn bộ danh sách việc cần làm trong một ngày ngay từ đầu. Đó là cảm giác không chính đáng của việc không bao giờ hoàn toàn theo kịp (ít hơn nhiều để vượt lên), và do đó không bao giờ đủ tốt, là những gì tôi gọi là Thất bại trong danh sách việc cần làm.
Danh sách việc cần làm khiến chúng ta nghĩ rằng chúng ta có thể hoàn thành tất cả ngay bây giờ, và khi không làm được, chúng ta cảm thấy tồi tệ về bản thân và không có động lực để bắt đầu làm lại vào ngày mai.
Tin tốt là có một cách tiếp cận khác để quản lý nhiệm vụ và thời gian giúp bạn đặt ra những kỳ vọng thực tế và thực sự đáp ứng được chúng — điều mà danh sách việc cần làm không bao giờ kết thúc. Cách tiếp cận này giúp bạn cảm thấy hoàn thành tốt những gì bạn đã làm được hôm nay thay vì cảm thấy tồi tệ về những gì bạn đã không làm và thực tế là không thể làm được.
Xác định khoảng thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ
Khi bạn xem danh sách việc cần làm của mình, mọi mục đều giống nhau. Mỗi công việc chỉ chiếm một dòng, nhưng một số nhiệm vụ mất 15 phút trong khi các dự án khác mất 15 giờ. Khi sử dụng danh sách việc cần làm, mỗi khi bạn ngồi xuống để tìm ra những việc cần làm tiếp theo, bạn phải suy nghĩ xem mỗi mục sẽ mất bao lâu, bạn có thời gian và năng lượng cho việc gì ngay bây giờ và những gì bạn cần ưu tiên.
Thay vào đó, để tạo ra những kỳ vọng thực tế về những gì chúng ta có thể và nên phù hợp với một ngày làm việc, chúng ta cần gắn các nhiệm vụ của mình với lượng thời gian chúng sẽ hoàn thành. Bằng cách quy định thời gian cho từng nhiệm vụ trong lịch của bạn, sẽ dễ dàng hơn nhiều để bảo vệ thời gian thích hợp cho từng nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn dựa trên thời hạn và tầm quan trọng của chúng, đồng thời có được cảm nhận khách quan về mức độ đầy đủ của khối lượng công việc của bạn.
Về mặt cảm xúc, vì bạn hiện đang lên kế hoạch thực tế cho những gì bạn có thể làm, nên bạn cảm thấy đã hoàn thành vào cuối ngày — một cải tiến lớn so với Thất bại trong danh sách việc cần làm liên tục đó.
Làm thế nào để tránh vấn đề phổ biến là đánh giá thấp
Sự thất vọng phổ biến nhất mà tôi thấy khi mọi người bắt đầu chặn thời gian lần đầu tiên là đánh giá thấp. Khi tất cả bạn đều hào hứng muốn thử tính năng định thời gian, thì đó là một sự thất vọng khá lớn khi bạn nhanh chóng nhận ra rằng mình chưa dành đủ thời gian để làm việc gì đó. Tôi nhận được sự thất vọng và cũng đã có, nhưng đây thực sự là một dấu hiệu tuyệt vời: Nó giải thích mức độ không thực tế của kỳ vọng của bạn và tại sao bạn cảm thấy quá tải. Bây giờ bạn biết phải làm gì.
Hãy hiểu rằng đây có thể là lần đầu tiên bạn gắn các nhiệm vụ với thời gian một cách cụ thể và hiểu rằng bạn sẽ không phải là người chuyên nghiệp khi bắt đầu.
Để giúp giảm bớt sự thất vọng khi bạn tìm hiểu, tôi có hai chiến lược để giúp bạn tăng khả năng bạn sẽ xác định đủ thời gian.
Trước tiên, hãy chia nhỏ dự án của bạn thành các bước nhỏ và lập lịch cho từng bước riêng lẻ đó. Bạn thường nghĩ ngay từ đầu một việc gì đó sẽ chỉ mất 10 giờ nhưng nhanh chóng nhận ra rằng một khi bạn chia nhỏ tất cả các bước sẽ mất hơn 30 giờ. Cách tiếp cận này không chỉ giúp bạn ước tính thực tế hơn cam kết thời gian của một dự án mà còn giúp bạn xây dựng kế hoạch trò chơi về cách bạn sẽ hoàn thành mọi thứ theo thời gian, điều này rất quan trọng để giảm căng thẳng và mang lại sản phẩm công việc chất lượng cao.
Chiến lược thứ hai là khi bạn đang xác định thời gian cho một nhiệm vụ, hãy đánh giá quá cao khoảng thời gian bạn nghĩ sẽ mất gấp hai lần khi bạn bắt đầu. Đánh giá quá cao và đưa ra thời gian thưởng tốt hơn là đánh giá thấp và bị tụt lại phía sau.
Phần tốt nhất của phương pháp này là nó buộc bạn phải thực tế. Bạn có thể sẽ gặp một số thất vọng ban đầu về việc bạn có thể làm được ít hơn bao nhiêu trong một ngày so với mong muốn, nhưng đó là thực tế bạn cần đối mặt để có thể điều chỉnh phù hợp. Thực tế sẽ giúp bạn cung cấp sản phẩm công việc chất lượng, đáng tin cậy hơn trong công việc và thực sự đi ngủ với cảm giác tự hào về những gì bạn đã làm hôm nay và bình tĩnh về những gì đang diễn ra vào ngày mai.
Nói lời tạm biệt với việc đánh bại danh sách việc cần làm
Cho phép chặn thời gian một cách quay cuồng. Khi bạn chặn thời gian mọi thứ trong cuộc sống của mình, bạn sẽ thấy tất cả phù hợp với nhau như thế nào và tất cả có thể hoàn thành theo thời gian một cách thực tế như thế nào — ngay cả khi bạn tạm nghỉ tối nay. Nó giúp bạn cảm thấy tự tin về khả năng thể hiện vai trò của mình theo những cách bạn muốn, và dù bạn đã làm việc chăm chỉ như thế nào, bạn nên đi ngủ và cảm thấy tự hào về cách bạn đã thể hiện hôm nay và tự tin rằng bạn có thể làm lại vào ngày mai.
Sáng tạo là sức hút diệu kỳ để bạn trở nên khác biệt và đa năng trong công việc, cuộc sống. Công cụ mạnh trong tư duy sáng tạo sẽ giúp bạn trở thành một người đầy tự tin như thế. Nếu đã từng biết đến Khoá học “PHƯƠNG PHÁP LUẬN SÁNG TẠO và ĐỔI MỚI” được giảng dạy uy tín, chất lượng tại Trung tâm Sáng tạo Khoa học–kỹ thuật (TSK) thuộc trường Khoa Học Tự Nhiên thì bạn hãy nhanh chóng đăng ký nhé. Bạn có thể điền thông tin tại đây hoặc liên hệ số điện thoại: (028) 38 301 743; 089 668 36 31 để được tư vấn cụ thể.
Nguồn: FastCompany
